PLM中的业务表单管理探讨

1企业业务表单管理的价值

业务表单，顾名思义，即以表格形式呈现的业务单据。企事业单位、政府部门在进行日常业务处理和公文审批时，形式上都是以表格化的单据文件结合具体的工作流程而进行的。

通过信息化的业务表单管理，企事业单位、政府部门可以实现业务管理的数据化、规范化和标准化，管理人员通过对表单文件的核对与统计，可以收集了解业务数据和执行状况，因此业务表单在企业管理中起到工作任务传递和业务数据采集的功能，发挥着极其重要的作用。

2制造业企业需要怎样的表单管理？

从表单的定义来看，形成表单业务管理必须有两个前提，一是表单电子化，二是业务流程化，而目前企业对于业务表单的信息化管理已经形成了共识，并在实际过程中实现了不同程度的信息化，主要为以下几种形式：

第一类：表单电子化、数据集中化

企业已使用文档编制软件来编制各类业务表单，采用文件共享服务器管理电子档，表单文件的归档仍以打印的纸质文件为主。这种形式的优点是导入难度低，对人员要求低，容易规模化使用，但缺点也很明显，即档案管理规范性要求高，容易出现版本问题。

第二类：表单电子化、数据集中化、执行流程化

企业通过办公自动化等管理系统或者结合专业表单设计工具，通过流程进行表单的流转，表单中的数据信息存储在数据库中。

第三类：表单电子化、数据集中化、执行流程化、分析智能化

企业存在多类业务运作系统，在运作系统中进行业务数据的采集和流程流转，最终集中提取出有用的数据，并在此基础上利用合适的查询和分析工具、数据挖掘工具等对其进行分析和处理，最后为管理者的决策过程提供数据支持。

以上三种形式在企业运作中都有存在，也可以看作企业业务数据处理的不同阶段，适合不同规模和不同业务模式的企业，而对本文中关注的制造业企业而言，业务执行过程中传递的数据除了结构化的表单数据外，还需要有设计、工艺、质检、生产、售后等多个部门特定格式的图形数据、文档资料等，这种数据之间的关联性是上述几种形式管理的不足之处。

制造业企业需要怎样的业务表单管理呢？笔者在此简要提出几点：

1） 业务表单需要与工作流程紧密结合；

2） 表单数据需要有准确的来源；

3） 业务表单需要与设计、工艺、生产等数据形成关联；

4） 表单数据需要实现管控下的信息共享。

3、PLM中业务表单管理特点

产品生命周期管理系统（简称PLM－Product Lifecycle Management）是专门针对制造型企业的产品开发过程提出的解决方案。PLM是以软件为基础，管理与产品相关的信息和所有与产品开发相关的过程的使能技术，可在企业范围内为产品设计和制造建立一个并行化的协作环境。

在对产品相关数据和过程提供管理的基础上，PLM也提供了业务表单管理的功能，具有以下应用特点：

1、表单流转和业务流程关联

业务表单在PLM中的流转可以与工作流程实现紧密结合，保证了业务处理过程的规范化，各个环节的参与者都能及时获取到工作任务提醒，流程驱动保证了业务处理的流畅与及时。

2、表单信息采集的权限管控

在PLM中，业务表单中的数据可以和流程中的参与者实现绑定，实现了多部门、多人员的应用环境下，表单数据采集的准确性和唯一性。

3、表单生命周期管控

同产品相关的图纸、文档、物料管理类似，企业的业务表单也随着编辑、流转、变更的不同环节，具有对应的生命周期状态，在PLM中形成对表单的闭环管理。

4、企业内部共享表单信息

在PLM中，提供了检索工具，业务环节的参与人员可以快速查询并定位表单数据，数据浏览可以通过权限设置进行管控，既保证了业务执行的共享需要，又维持了必要的保密性。

5、便捷的表单设计工具

企业的表单格式和内容是千差万别的，PLM提供了便捷的表单设计工具，使企业能够依据业务需要设计个性化的表单。

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