在日常的工作中，经常有人会咨询我，他们的企业想采购图文档管理系统，通过网络搜索相关产品发现，有各种产品，不知道选择哪一种比较适合他们的企业。
的确冠以文档管理软件、OA、图文档管理软件的厂商貌似很多，有人报价一套几千块，或者几百元一个站点，也有人报价几千元一个站点，而有些系统甚至整体下来要几十万、上百万一个项目。为何差别这么大，他们无从下手了，迷茫彷徨了。
我们做项目做系统，评价系统有一个核心的原则是，价格成本考虑固然重要，但产品的品质、性能和适合度更是企业选择产品的关键所在，没有人想花了钱买到的是不合适不好用的产品。企业投入就是要看到效益回报，软件系统的选择应该考虑企业的当前情况，所需解决的核心问题来考虑，同时也要顾及系统的未来规划情况，也就是我们说的系统可延展性同时也是选型的考虑关键点。
图纸文档管理软件种类繁多，但是万变不离其宗，图纸文档软件主要来自两个体系。
一个是来自于中国特有的OA管理体系，行业中比较常听到的称谓通常也叫知识管理软件或内容管理软件，主要应用于office办公团队，一般可归纳为属于ECM系统(企业内容管理)，代表品牌有上海易*、北京德*、上海开*、北京多*等。
一个来自工业级别的，广泛应用于制造业、机械装备、电子电气、汽车汽配、建筑勘探、设计院校等严谨、细致应用环境中的PDMPLM软件体系，属于PLM的简化版本，平时一般叫产品数据管理系统、产品生命周期管理系统，个别有创新精神的厂商还会持续钻研企业级的、集团级的文档管理体系、图纸管理体系中的文档应用模式，代表品牌为广州三品EDM、苏州浩*、深圳纬*、北京CA**等。
两个系统初看好像很多功能都类似的？？打个比喻就好像柿子和番茄的区别，外表都很像！管理对象也很接近，面对各类文件，包括文档、图片等各类企业内容资料。功能口头上的扼要描述都很接近，无非是文件分类、权限分配、文件版本等。正是因为这种类似，导致很多企业负责人选型时无法弄清楚他们的区别。
但两大系统却是针对完全不同的企业职能部门和实现不同的管理战略目标去设计的。ECM系统主要应用于办公团队的资料管理，而EDM系统主要应用于企业研发部门、技术管理部门、以及以此为核心打通全企业相关职能部门的关联应用。两个系统没有谁强谁弱，完全是适合不同的职能应用和实现不同的管理战略目标而去设计的，我通过下面篇幅细细讲述两者之间的差别。
1、生命周期概念的差别
ECM 系统，一般没有文档生命周期的概念，办公团队只要实现文档集中存储和协同共享就基本可以了。而EDM系统因为源自PLM系统，所以比较强调图纸和技术文档在生命周期管理上的细致、严谨性，从图纸新建、修改、变更、废止都要完整保存轨迹。原则上图纸最终不是被删除的，而是被废止了，废止的图纸不做生产，但是仍然要保留，以备日后查询。
EDM系统往往将文件分成工作区和归档区，工作区的文件指文件正在设计，未定稿，所以不能作为生产的依据。如果生产部门拿工作区的文件作为生产依据，后果则要自己承担。只有归档区的文件，是生产的图纸依据。而ECM系统则没有如此严格的界限，大部分文档不做归档，更不能应用于生产，办公文件一般实时在用，极少数文件归档是为了防止修改。
EDM系统还有变更管理的能力，受控的图纸、文件要启动变更管理业务流程，进行影响的评估，变更后的图纸和技术文档要重新发布，并回收旧的图纸和技术文档。
2、管理对象不同，导致不同的技术要求
ECM 系统和EDM系统都是管理企业内部资料，但细究下去，ECM系统主要面对是WORD 、EXECL、PPT、JPG图片等办公团队常见的应用软件。而EDM系统除了要面对常见办公软件外，更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等专业的二、三维设计数据，并且管理这些数据规范化的使用过程。管理对象不同导致技术处理很大不同。可以说EDM包含了ECM的全部功能，但在企业创新管理的业务环节更为专业，我们知道产品创新、技术创新都是企业的核心业务环节，不能有一丝马虎。
比如说三维软件，当我要打开总装图的时候，自动调用真正相关的零件图，并一起打开。这个在技术上处理很难，只有比较优秀的EDM系统才具备这个功能，而办公团队不会用到三维CAD,所以ECM系统也根本没有这样的功能。 又比如文件预览问题，ECM系统整合的浏览器一般并不能浏览CAD文件，并不能支持浏览三维CAD文件，而EDM系统整合的浏览器一般都要求对二、三维CAD都有良好的兼容性。
3、严谨程度不同，导致系统功能能力上的差异，EDM更为之强大
办公部门对文件严谨性远低技术部门，办公团队需要是高效协同，相对来说不如拿着图纸要生产的技术部门的严谨。我们举几个例子给您分析。
比如版本管理，ECM系统的版本管理一般来说就是简单的修改一次，产生一个版本。一般来说如果你发现自己修改错误了，就导出上个版本文件，覆盖一次就可 以了。而EDM系统的版本管理则分大版本和小版本区分，如果图纸在工作状态下进行升版，产生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果该 图纸已经归档，那进行修改就是变更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同时如果你发现版本改错了，你就要把原先的版本置为当前，完整保留了修改历史，同时改回去要填写过程和理由。
比如归档管理，ECM系统的归档管理，一般直接归档就行，而EDM系统的归档一般要求至 少1人发起，1人审核才能实现文件归档。而归档后的文件，如果ECM系统可以直接取消归档后，然后可以直接修改。而EDM系统则要求必须走变更流程，同样 是1个人发起修改，另外1个人审核，最后变更完成。EDM系统要求所有图纸的变更必须说明理由、变更的内容等，还可以做圈阅和图纸比对。相比之下，ECM 要简单随意很多。
比如权限管理，ECM系统往往简单浏览、修改、归档、下载四五种权限，而EDM系统则会细化可见、浏览、复制、剪切、删除、 归档、变更、废止、导出、授权等十几种权限。显然EDM系统针对技术部门更细化。而有些EDM系统更是考虑到权限各种可能性，比如把权限来源分成初始权限、经过权限、继承权限、定义权限；可对目录定义权限，也可对文件定权限。可以父文件夹不可查看，而子文件夹又可查看。而ECM系统一般不会做的那么细， 实际上办公部门也没有必要这么细。
的确冠以文档管理软件、OA、图文档管理软件的厂商貌似很多，有人报价一套几千块，或者几百元一个站点，也有人报价几千元一个站点，而有些系统甚至整体下来要几十万、上百万一个项目。为何差别这么大，他们无从下手了，迷茫彷徨了。
我们做项目做系统，评价系统有一个核心的原则是，价格成本考虑固然重要，但产品的品质、性能和适合度更是企业选择产品的关键所在，没有人想花了钱买到的是不合适不好用的产品。企业投入就是要看到效益回报，软件系统的选择应该考虑企业的当前情况，所需解决的核心问题来考虑，同时也要顾及系统的未来规划情况，也就是我们说的系统可延展性同时也是选型的考虑关键点。
图纸文档管理软件种类繁多，但是万变不离其宗，图纸文档软件主要来自两个体系。
一个是来自于中国特有的OA管理体系，行业中比较常听到的称谓通常也叫知识管理软件或内容管理软件，主要应用于office办公团队，一般可归纳为属于ECM系统(企业内容管理)，代表品牌有上海易*、北京德*、上海开*、北京多*等。
一个来自工业级别的，广泛应用于制造业、机械装备、电子电气、汽车汽配、建筑勘探、设计院校等严谨、细致应用环境中的PDMPLM软件体系，属于PLM的简化版本，平时一般叫产品数据管理系统、产品生命周期管理系统，个别有创新精神的厂商还会持续钻研企业级的、集团级的文档管理体系、图纸管理体系中的文档应用模式，代表品牌为广州三品EDM、苏州浩*、深圳纬*、北京CA**等。
两个系统初看好像很多功能都类似的？？打个比喻就好像柿子和番茄的区别，外表都很像！管理对象也很接近，面对各类文件，包括文档、图片等各类企业内容资料。功能口头上的扼要描述都很接近，无非是文件分类、权限分配、文件版本等。正是因为这种类似，导致很多企业负责人选型时无法弄清楚他们的区别。
但两大系统却是针对完全不同的企业职能部门和实现不同的管理战略目标去设计的。ECM系统主要应用于办公团队的资料管理，而EDM系统主要应用于企业研发部门、技术管理部门、以及以此为核心打通全企业相关职能部门的关联应用。两个系统没有谁强谁弱，完全是适合不同的职能应用和实现不同的管理战略目标而去设计的，我通过下面篇幅细细讲述两者之间的差别。
1、生命周期概念的差别
ECM 系统，一般没有文档生命周期的概念，办公团队只要实现文档集中存储和协同共享就基本可以了。而EDM系统因为源自PLM系统，所以比较强调图纸和技术文档在生命周期管理上的细致、严谨性，从图纸新建、修改、变更、废止都要完整保存轨迹。原则上图纸最终不是被删除的，而是被废止了，废止的图纸不做生产，但是仍然要保留，以备日后查询。
EDM系统往往将文件分成工作区和归档区，工作区的文件指文件正在设计，未定稿，所以不能作为生产的依据。如果生产部门拿工作区的文件作为生产依据，后果则要自己承担。只有归档区的文件，是生产的图纸依据。而ECM系统则没有如此严格的界限，大部分文档不做归档，更不能应用于生产，办公文件一般实时在用，极少数文件归档是为了防止修改。
EDM系统还有变更管理的能力，受控的图纸、文件要启动变更管理业务流程，进行影响的评估，变更后的图纸和技术文档要重新发布，并回收旧的图纸和技术文档。
2、管理对象不同，导致不同的技术要求
ECM 系统和EDM系统都是管理企业内部资料，但细究下去，ECM系统主要面对是WORD 、EXECL、PPT、JPG图片等办公团队常见的应用软件。而EDM系统除了要面对常见办公软件外，更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等专业的二、三维设计数据，并且管理这些数据规范化的使用过程。管理对象不同导致技术处理很大不同。可以说EDM包含了ECM的全部功能，但在企业创新管理的业务环节更为专业，我们知道产品创新、技术创新都是企业的核心业务环节，不能有一丝马虎。
比如说三维软件，当我要打开总装图的时候，自动调用真正相关的零件图，并一起打开。这个在技术上处理很难，只有比较优秀的EDM系统才具备这个功能，而办公团队不会用到三维CAD,所以ECM系统也根本没有这样的功能。 又比如文件预览问题，ECM系统整合的浏览器一般并不能浏览CAD文件，并不能支持浏览三维CAD文件，而EDM系统整合的浏览器一般都要求对二、三维CAD都有良好的兼容性。
3、严谨程度不同，导致系统功能能力上的差异，EDM更为之强大
办公部门对文件严谨性远低技术部门，办公团队需要是高效协同，相对来说不如拿着图纸要生产的技术部门的严谨。我们举几个例子给您分析。
比如版本管理，ECM系统的版本管理一般来说就是简单的修改一次，产生一个版本。一般来说如果你发现自己修改错误了，就导出上个版本文件，覆盖一次就可 以了。而EDM系统的版本管理则分大版本和小版本区分，如果图纸在工作状态下进行升版，产生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果该 图纸已经归档，那进行修改就是变更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同时如果你发现版本改错了，你就要把原先的版本置为当前，完整保留了修改历史，同时改回去要填写过程和理由。
比如归档管理，ECM系统的归档管理，一般直接归档就行，而EDM系统的归档一般要求至 少1人发起，1人审核才能实现文件归档。而归档后的文件，如果ECM系统可以直接取消归档后，然后可以直接修改。而EDM系统则要求必须走变更流程，同样 是1个人发起修改，另外1个人审核，最后变更完成。EDM系统要求所有图纸的变更必须说明理由、变更的内容等，还可以做圈阅和图纸比对。相比之下，ECM 要简单随意很多。
比如权限管理，ECM系统往往简单浏览、修改、归档、下载四五种权限，而EDM系统则会细化可见、浏览、复制、剪切、删除、 归档、变更、废止、导出、授权等十几种权限。显然EDM系统针对技术部门更细化。而有些EDM系统更是考虑到权限各种可能性，比如把权限来源分成初始权限、经过权限、继承权限、定义权限；可对目录定义权限，也可对文件定权限。可以父文件夹不可查看，而子文件夹又可查看。而ECM系统一般不会做的那么细， 实际上办公部门也没有必要这么细。